Base de dados de controle administrativo do patrimônio documental da biblioteca. Seu uso é restrito aos funcionários da biblioteca. Cada registro desta base de dados irá corresponder a um exemplar de um título catalogado e estará sempre vinculado a este título.
Nesta versão do sistema, não se permite mais que um exemplar seja tombado antes de ser catalogado. Esta restrição foi imposta para impedir que um mesmo título seja catalogado duas vezes. Havendo mais que um exemplar de um título já catalogado, este novo exemplar deverá sempre estar vinculado a este título.
No caso de dúvidas, ou seja, quando não se tiver certeza que o título correspondente ao exemplar a ser tombado já tenha sido catalogado ou não, recomenda-se iniciar o processo de tombamento pela opção “Edição”, selecionando a base de dados “Catálogo” e na caixa de expressão de busca indicar um termo ou expressão que possa identificar o título no catálogo. Caso o título seja encontrado, basta clicar sobre a opção “Tombar” apresentada no menu do registro do título.
O processo de tombamento de um exemplar que pertence a um título que ainda não foi catalogado deve ser feito clicando sobre a opção “Entrada” e selecionando a base de dados “Catálogo”. Após a gravação do registro do título catalogado, o sistema irá fornecer a opção “Tombar” para o tombamento do exemplar referente ao título catalogado.
O formulário de registro de tombo irá apresentar os campos de dados que foram habilitados pelo bibliotecário durante o processo de configuração do formulário de tombo. O processo de configuração do formulário de tombo é feito através da opção “Configurações”, selecionando a base de dados de configuração do “Formulário de tombo”.
Os campos de dados que compõe esta base de dados são:
Os arquivos que compõe a base de dados "Tombo" são:
[código]_tbo.cnt
[código]_tbo.fst
[código]_tbo.ifp
[código]_tbo.l01
[código]_tbo.l02
[código]_tbo.mst
[código]_tbo.n01
[código]_tbo.n02
[código]_tbo.xrf
[código]_tbo.ctl
Onde [código] corresponde ao código numérico de 3 dígitos que se inicia com "001" para aprimeira biblioteca. Havendo um sistema de bibliotecas na instituição, a segunda biblioteca seria a "002", assim sucessivamente até "999" que seria o número máximo de bibliotecas que o PHL pode administrar em um mesmo sistema de bibliotecas
.Código que identifica o título do qual este exemplar é parte. Este código é gerado automaticamente durante a criação de um novo registro de tombo com a informação do campo #002 do registro da base de dados Catálogo do qual este exemplar é parte. Todos os exemplares de um mesmo título sempre terão o mesmo número de identificação do título.
IMPORTANTE: Se este número for alterado, o exemplar perderá o vínculo com o registro do título na base de dados Catálogo do qual é parte.
O conteúdo deste campo é indexado no todo e no todo com o prefixo [TIT=].
Exemplos de buscas:
05120114238421
05120114238421/(800)
TIT=05120114238421
Número patrimonial que identifica unicamente cada objeto do acervo da biblioteca. O controle seqüencial desta numeração é feito automaticamente pelo sistema, iniciando na numeração com o valor fornecido no arquivo de configuração "001_tbo.ctl". Ao instalar o PHL©Elysio pela primeira vez, o conteúdo deste arquivo terá o valor 1.
A configuração do número de tombo inicial para o controle automático da numeração é feito através da edição do arquivo "[código]_tbo.ctl", registrando neste arquivo o número inicial da seqüência desejada. A edição pode ser feita com qualquer editor de texto (notepad, edit, vi, etc.) ou através da opção “Configurações (arquivos)” apresentada no menu da área de acesso restrito.
Algumas bibliotecas utilizam notações compostas com letras e números para representar o número de tombo. Nestes casos, basta transcrever a notação neste campo e efetuar manualmente o controle desta notação para que não haja duplicidades.
Recomendamos a utilização de tombos numéricos para poder usufruir da vantagem do controle automático da numeração oferecido pelo PHL©Elysio, evitando duplicidades na numeração.
Embora não seja recomendado, o sistema permite números de tombo duplicados quando forem de bibliotecas distintas. Isto pode acontecer quando o sistema estiver sendo utilizado para administrar um sistema de bibliotecas que possuem as mesmas seqüências de número de tombos, iniciando todas a partir do tombo 1. Neste caso, o bibliotecário deverá estar sempre alerta e identificar se objeto devolvido é realmente da sua biblioteca. Este cuidado não será necessário quando não houver duplicidades de números de objetos em todo o sistema de bibliotecas.
A quantidade máxima de caracteres permitidos no número de tombo são 26 caracteres. Por padrão, o PHL©Elysio gera o número de tombos com 6 dígitos mas este padrão pode ser alterado para 9 ou 12 dígitos na Base de dados Configuração do sistema.
Exemplo: 000029
O conteúdo deste campo é indexado no todo e no todo com o prefixo [TBO=].
Exemplos de buscas:
000029
000029/(801)
TBO=000029
Nota importante: Se for utilizar etiquetas com códigos de barras, evitar definir número de tombos com mais de 12 dígitos para evitar problemas de leitura do código de barras. Não são todos os leitores que permitem a leitura de código de barras com mais de 12 dígitos.
Informação complementar ao número de chamada de cada exemplar e que será apresentada na lista de tombos da tabela de status do título.
Número de ordem que identifica o exemplar.
Este número é gerado e controlado automaticamente pelo PHL©Elysio durante o processo de registro de um novo exemplar. Havendo necessidade ele pode ser alterado. O primeiro exemplar de um título catalogado receberá o número 1, o segundo o número 2 e assim sucessivamente.
Exemplo: 1
O conteúdo deste campo não é indexado.
Nome do curso que forneceu a verba para aquisição do objeto. Esta informação é utilizada na emissão de relatórios quantitativos que representam o investimento feito na biblioteca por cada coordenação de curso caso a biblioteca faça parte de uma instituição de ensino de nível superior. Esta informação é requerida pelo MEC durante o processo de reconhecimento de novos cursos.
Quanto este campo de dado estiver habilitado, o formulário do registro de tombo irá apresentar uma caixa de seleção contendo os nomes dos cursos cadastrados pela biblioteca na base de dados de tipos de cursos. Somente será permitida a seleção de uma única opção.
Código de controle de disponibilidade do objeto.
Indicação da disponibilidade do objeto. O sistema prevê 3 classes de disponibilidade: objetos circulantes, não circulantes e indisponíveis. Se o objeto fizer parte do conjunto de objetos circulantes, o código da disponibilidade será "1". Se o objeto fizer parte do conjunto de objetos não circulantes, o código da disponibilidade será "2". Se o objeto fizer parte do conjunto de objetos indisponíveis, o código da disponibilidade será "0".
O código é indexado com o prefixo [STA=]. Os registros sem status definido são indexados com a chave [A807].
Exemplos de buscas:
STA=1
A807
Forma de aquisição do documento para fins de emissão de relatórios estatísticos exigidos pelo MEC quando a biblioteca estiver vinculada a uma instituição de ensino superior. As opções disponíveis são:
Compra
Comodato
Permuta
Doação
Desconhecida
Outra
O conteúdo deste campo é indexado com o prefixo [AQU=]. A busca de registros com ausências de informação neste campo pode ser feita com a chave [A819].
Exemplos de buscas:
AQU=Compra
A819
Data da aquisição do documento ou objeto padronizada no formato ISO (AAAAMMDD) para fins de emissão de relatórios estatísticos exigidos pelo MEC.
Caso a data de aquisição não seja conhecida, registre a data de publicação do documento.
O conteúdo deste campo é indexado no todo, no todo com o prefixo [DTA=]. O dia é indexado com o prefixo [D=], o mês indexado com o prefixo [M=] e o ano indexado com o prefixo [A=]. Os registros com ausência de informações neste campo podem ser buscados por [A820].
Exemplo: 20050401
Exemplos de buscas:
20050401
20050401/(820)
DTA=20050401
D=01
M=04
A=2005
Nome do fornecedor ou doador do documento. Este campo não deve ser preenchido quando o documento for uma série periódica pois esta informação deverá ser registrada na descrição do título na base de dados Kardex.
Exemplo: Distribuidora Barros Ltda
O conteúdo deste campo é indexado no todo e palavra por palavra.
Exemplos de buscas:
Distribuidora Barros Ltda
Distribuidora Barros Ltda/(821)
Barros
Barros/(821)
Nota: Durante o processo de criação do registro de tombo, o formulário de entrada de dados, fornece acesso à lista de fornecedores registrados na base de dados de fornecedores, permitindo que o nome do fornecedor, ao ser selecionado na lista, seja transferido automaticamente para este campo de dado. Esta facilidade não estará disponível depois que o registro de tombo já tiver sido criado.
Número da nota fiscal correspondente à compra do documento.
Exemplo: 000321
O conteúdo deste campo é indexado no todo com o prefixo [NF=]
Exemplo de busca: NF=000321
Valor pago ao documento ou objeto para fins de emissão de relatórios patrimoniais.
Exemplo: 23,10
O conteúdo deste campo é indexado com o prefixo [RS=]
Exemplo de busca: RS=23,10
Conversão para U$ dolar do valor registrado no campo 823. Esta informação é utilizada na estimativa do valor atual do acervo para fins de cálculo de seguro. Se a biblioteca preferir, pode ser utilizado o valor em outra moeda mais estável.
Exemplo: 4,30
O conteúdo deste campo é indexado com o prefixo [US=].
Exemplo de busca: US=4,30
Prazo de empréstimo, quando o mesmo NÃO for seguir a mesma regra de empréstimo configurada para este tipo de documento ou objeto. Este campo NÃO deverá ser preenchido se o documento ou objeto for seguir as regras já estabelecidas nas configurações de prazos e quantidades.
A opção (Não circula) somente poderá ser utilizada quando o objeto for de "Consulta local" e se decidir não permitir que seja emprestado nem pela modalidade de "Consulta local" (devolver no mesmo dia). Os objetos marcados com a opção de "Não circula" não terão permissão de circularem por nenhuma das modalidades de empréstimos previstos.
A opção (Overnight) quando selecionada vai impedir que o documento seja emprestado antes de uma hora do término do expediente e obriga que a devolução seja feita até uma hora após a abertura da biblioteca no próximo dia útil. Se o usuário devolver fora deste horário, incidirá multa ou pena de suspensão, para cada hora de atraso. O cálculo da multa será feito pela quantidade de horas de atraso multiplicado pelo valor da multa diária definida no regulamento da biblioteca.
O conteúdo deste campo não é indexado.
Data, descrição de técnicas, materiais e métodos de restaurações de fotografias e objetos de museu e nome do responsável. Estas informações deverão ser registradas em 3 subcampos:
Subcampo "a": registra-se a data da restauração no formato ISO (AAAAMMDD);
Subcampo "b": para registro da descrição de técnicas, materiais e métodos de restauração;
Subcampo "c": para registro do nome do responsável pela restauração.
Exemplo:
^a20041201^bLimpeza utilizando água e sabão^cRoberto Souto Pereira
^a20051401^bLimpeza utilizando água e detergente^cMiriam Piazza
A data da restauração é indexada com o prefixo [ DRE= ], as técnicas e métodos são indexadas palavra por palavra e o nome do responsável é indexado no todo.
Exemplos de buscas:
DRE=20041201
Miriam Piazza
detergente
Data, descrição de técnicas, materiais e métodos de prevenção de fotografias e objetos de museu e nome do responsável. Estas informações deverão ser registradas em 3 subcampos:
Subcampo "a": registra-se a data da prevenção no formato ISO (AAAAMMDD);
Subcampo "b": para registro da descrição de técnicas, materiais e métodos de prevenção;
Subcampo "c": para registro do nome do responsável pela prevenção.
Exemplo:
^a20041201^bLimpeza utilizando água e sabão^cRoberto Pereira
^a20051401^bLimpeza utilizando água e detergente^cMiriam Piazza
A data da prevenção é indexada com o prefixo [ DPV= ], as técnicas e métodos são indexadas palavra por palavra e o nome do responsável é indexado no todo.
Exemplos de buscas:
DPV=20041201
Miriam Piazza
detergente
Nomes dos antigos proprietários do objeto inserido no acervo.
Exemplo: Serafim Carlile Ambrósio
O conteúdo deste campo é indexado palavra por palavra.
Exemplos de buscas:
carlile
serafim/(830)
Informações que identificam o processo de cedência de uma foto ou objeto de museu. Este campo é composto dos seguintes subcampos:
(d) Data da cedência
(n) Nome do cedente
(o) Objetivo da cedência
(u) Utilizada em
(a)Autorizado por
Exemplo:
^d20050403^nAline^oExposição escolar^uEMSC^aRegina Célia
O conteúdo deste campo não é indexado.
Valor segurado do objeto.
Exemplo: 323.000,00
O conteúdo deste campo não é indexado.
Observações gerais acerca do documento ou objeto.
Exemplo: Este objeto se encontra desaparecido desde 27/03/2006
O conteúdo deste campo é indexado palavra por palavra.
Exemplos de buscas:
desaparecido
desaparecido/(837)
Número do registro do título na base de dados do catálogo ao qual este registro é parte. Este número é atribuído e controlado automaticamente durante o processo de tombamento. É utilizado como ligação entre o registro de tombo e o registro do catálogo permitindo a obtenção de elementos do título durante a composição das chaves de acesso para o registro de tombo.
Cópia de segurança do número que identifica únicamente o registro em uma base de dados CDS-ISIS (MFN = Master File Number). Esta cópia é feita por medida de segurança caso a base de dados seja reorganizada e seus MFNs sejam alterados, prejudicando desta forma a fidelidade dos dados fornecidos pelos relatórios do sistema.
Notação composta da data de criação e última modificação do registro e identificação do nome do responsável. A notação de controle é registrada e controlada automaticamente.
^d - Data e horário de criação ou modificação do registro no formato AAAAMMDD;
^b - Identificação do responsável pela criação ou edição do registro.
Subcampo "d" da primeira ocorrência indexado com o prefixo [DTR=] e subcampo "b" da primeira ocorrência indexado com o prefixo [BIB=]. O ano do registro é indexado com o prefixo [ANO=], o mês com o prefixo [MES=] e o dia com o prefixo [DIA=]. A segunda ocorrência que se refere à dados da modificação do registro não é indexada.
Exemplos de buscas:
DTR=20040201
BIB=login
ANO=2003
MES=02
DIA=01